Про "Как это все контролировать"

Этот вопрос мне задают всегда, на встрече с потенциальным Заказчиком. Рассказывая о бизнесе, владельцы с гордостью  показывают отдел продаж, склады, с трепетом ведут на производство.  Все поднимали с нуля, сами, своим трудом, и – сразу звучит вопрос – как это все контролировать?

 

 

Для владельцев, как только в компании появляются наемные сотрудники, в т.ч. топ-менеджеры, возглавляемые ими подразделения (или компания в целом) зачастую превращаются в «черные ящики». Владелец кладет в «ящик-компанию»  одну сумму и через месяц забирает другую, возможно даже меньшую.

При этом в компании всем заправляют три главных человека, которые лично получают до 70% всей прибыли фирмы (не считая откатов): генеральный директор, директор по закупкам, директор по продажам.

Справится с такой «бандой» не просто, но можно. Надо соблюдать следующие правила:

1.     Оформление материальной ответственности. Не  только, в случае прямого отношения к материальным и денежным ценностям, но и за ненадлежащее выполнение контрольных функций.

2.     Регламентация ключевых процессов, должностные инструкции, правила и нормы поведения – все под подпись. Чтобы никому в голову не могла прийти даже мысль что-то нарушить (см.п.1).

3.     24/7. Я назвала свою компанию «Контроллинг 24» не просто так.

4.     Распределение – разделение обязанностей. За  одним специалистом не могут быть закреплены  одновременно несколько следующих функций:

                    • санкционирование операций с активами (деньги, товар, материалы и т.д.) ;
                    • регистрация данных операций;
                    • обеспечение сохранности этих активов;
                    • проведение их инвентаризации

            Т.е нельзя допускать, чтобы исполнители сами себя контролировали.

5.     Делегирование и документальное подтверждение полномочий. В рамках полномочий разрешено все.

6.     Нельзя сосредотачивать весь контроль в одних руках.

Далее выбираем процессы и процедуры, для которых необходимы процедуры контроля. Прежде всего, это все, что связано с управлением, продажами, закупками. Возможно производство и логистика. И бухгалтерия, т.е. все структуры, которые имеют отношение к материальным ценностям и денежным средствам.

Сложнее выбрать показатели, которые надо контролировать. И какие процедуры контроля применять. Все определяется спецификой бизнеса. Необходимо просчитать, насколько экономически целесообразно введение контроля по каждой процедуре. А то наворуют на копейку, а на контроль потратишь сто рублей.

Приоритеты можно расставить так:

(1) Наиболее емкие и критичные

(2) Важные

(3) Полезные, но их влияние не существенно

Выглядит это так: (таблица кликабельна — можно все рассмотреть)

И не надо стесняться проводить настоящие инвентаризации как полные, так и локальные.

Чтобы обеспечить контроль, компании надо иметь надежные тылы в виде грамотной бухгалтерской службы и хотя бы самую простую информационную систему.

От того, как организована система контроля, зависит не только сохранность материальных и денежных средств, но и эффективность бизнеса в целом. Контроль не должен "подавлять" людей, а наоборот должен давать стимул работать лучше. Поэтому многие контрольные показатели одновременно можно "завязать" на систему мотивации.